Jak założyć firmę: otwieranie działalności krok po kroku

Założenie działalności gospodarczej to punkt zwrotny kariery zawodowej, a nawet całego życia. Rejestracja firmy nie jest niczym trudnym. Jednakże podczas otwierania biznesu konieczne jest podjęcie szeregu ważnych decyzji. Podjęte wybory wpłyną na to, czy nowe przedsiębiorstwo będzie działało efektywnie. Sprawdźmy więc, jak założyć firmę i osiągnąć rynkowy sukces.

Zakładanie działalności gospodarczej krok po kroku

Praktycznie każda pełnoletnia osoba może założyć firmę w Polsce. Polacy najczęściej decydują się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Każdego miesiąca powstają tysiące firm tego rodzaju. Sama rejestracja działalności gospodarczej może zostać przeprowadzona online. W konsekwencji swoją firmę można otworzyć dosłownie w chwilę.

Jednakże podczas rejestrowania firmy przedsiębiorca ma do podjęcia szereg istotnych decyzji. Zasadniczo działalność gospodarczą zakłada się w następujących krokach:

1. Określenie nazwy przedsiębiorstwa.
2. Wybór siedziby działalności.
3. Dobór PKD firmy.
4. Ustalenie formy opodatkowania.
5. Wybór konta bankowego firmy.
6. Określenie kwestii księgowych.
7. Rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG.
8. Zgłoszenie się do ZUS-u.
9. Kontakt z Urzędem Skarbowym.
10. Spełnienie wymogów prawnych.

W żadnym wypadku nie trzeba się obawiać liczby decyzji do podjęcia. Przy bliższym spojrzeniu wiele wyborów staje się prostych i oczywistych. Ponadto niemal każdą decyzję podjętą podczas zakładania działalności można później zmienić. De facto najważniejsze jest to, by mieć dobry plan biznesowy.

Określenie nazwy przedsiębiorstwa

Każdy polski obywatel ma imię, nazwisko i numer PESEL. Podobnie firma potrzebuje nazwy oraz numeru NIP i REGON. NIP i REGON podobnie jak PESEL są nadawane odgórnie. Przedsiębiorca ma jednak dużą dowolność w kwestii doboru nazwy firmy.

Prawo określa, że pełna nazwa działalności jednoosobowej powinna zawierać dane osobowe jej właściciela. Ponadto nazwa ma sugerować profil prowadzonej działalności. Z kolei w przypadku spółek w nazwie trzeba zastosować odpowiednie oznaczenie. Przykładowo nazwy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością zawierają „sp. z o.o.”. W istocie jednak wymyślenie nazwy firmy to kwestia bardziej marketingowa niż prawna.

Dobra nazwa działalności gospodarczej powinna wzbudzać pozytywne skojarzenia i zachęcać klientów do nawiązania współpracy. Poleca się, by nazwa była krótka i łatwa do zapamiętania. W przypadku wielu branż można się pokusić o kreatywność podczas namingu przedsiębiorstwa. Podczas określania nazwy firmy, warto też zastanowić się nad przygotowaniem logo.

Wybór siedziby działalności

Każda firma potrzebuje nie tylko nazwy, ale i siedziby. Należy tu jednak nadmienić, że polskie prawo w kontekście jednoosobowej działalności gospodarczej nie definiuje pojęcia „siedziby”. Zamiast tego podczas rejestrowania firmy, trzeba podać następujące adresy:

• Miejsce prowadzenia działalności — to przykładowo punkt usługowy firmy.
• Adres do doręczeń — to pod ten adres będzie się otrzymywać listy z Urzędu Skarbowego, ZUS-u i innych urzędów.
• Miejsce przechowywania dokumentów księgowych — może to być np. adres biura rachunkowego, z którym firma współpracuje.

Powyższe adresy mogą, lecz nie muszą być identyczne. Wszystko zależy od specyfiki konkretnego biznesu i preferencji przedsiębiorcy. Nierzadko osoby decydujące się otworzyć działalność gospodarczą, prowadzą biznes z domu.

Dobór PKD firmy

Chcąc założyć jednoosobową działalność gospodarczą, trzeba ustalić  kody PKD, czyli numery Polskiej Klasyfikacji Działalności. Na szczęście jest to całkiem proste. Wystarczy tylko przejść do tej wyszukiwarki rządowej. Następnie należy wybrać kod, którego opis najlepiej pasuje do profilu działalności gospodarczej.

Baza PKD jest wykorzystywana głównie przez Urząd Statystyczny do przygotowywania raportów i analiz. Jednakże prawo, zwłaszcza te podatkowe nierzadko odnosi się do kodów PKD. PKD może wpłynąć między innymi na status podatnika VAT i obowiązek korzystania z kasy fiskalnej. Jest więc niezmiernie istotne, by podczas zakładania działalności podać kod PKD oddający stan faktyczny.

Ustalenie formy opodatkowania

Aktualnie nowi przedsiębiorcy mają do wyboru jedną z trzech form opodatkowania. Poszczególne z nich oznaczają naliczanie podatku dochodowego na innych zasadach. Różnice dotyczą też praw i obowiązków, w tym możliwości wykorzystania odliczeń podatkowych. Ważne jest to, w przypadku większości firm jednoosobowych możliwe jest korzystanie z uproszczonej księgowości.

Zasadniczo możliwa jest późniejsza zmiana formy opodatkowania. Niemniej zmiany nie można dokonać wstecz.

Określenie kwestii księgowych

Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorców jest prowadzenie rzetelnej księgowości i dokumentowanie jej np. przy pomocy Ewidencji Przychodów. Całą księgowość można:

• Przekierować do zdalnego biura rachunkowego. To coraz popularniejsze rozwiązanie ze względu na prostotę, szybkość i niskie koszty. Po usługi księgowości online często sięgają samozatrudnieni.
• Zlecić do stacjonarnego biura księgowego. Przy dużej liczbie faktur czy zatrudnianiu pracowników w pełni internetowa księgowość może okazać się niewystarczająca. Lepszym wyborem może okazać się wtedy stacjonarne biuro rachunkowe.
• Prowadzić samodzielnie. Jest to opcja, która nie generuje kosztów finansowych. Z drugiej strony pojawiają się koszty czasowe. Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga zaangażowania i ciągłego aktualizowania wiedzy rachunkowej.

Oczywiście można też po prostu zatrudnić księgowego na pełen etat lub nawet stworzyć cały dział księgowy w firmie. Jednakże to rozwiązanie ze względu na koszty raczej nie będzie optymalne na początku prowadzenia działalności gospodarczej.

Rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG

Z formalnego punktu widzenia działalność gospodarczą zakłada się wtedy, gdy uda się zarejestrować ją w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Najprościej firmę zarejestrować przez Internet, choć możne też udać do urzędu albo też wybrać formę listowną.

W każdym przypadku należy uzupełnić wniosek o wpis do CEIDG-1. Polega to na podaniu wszystkich podstawowych danych firmy. Dotyczy to między innymi wpisania nazwy firmy, czy też adresu wykonywania działalności. Rejestracja w CEIDG jest bezpłatna.

Należy zaznaczyć, ze rejestracja w CEIDG dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej, a więc najpopularniejszej formy prowadzenia biznesu. Ponadto wpis w tej ewidencji jest też niezbędny dla wspólników spółki cywilnej.

Inne zasady tyczą się spółek osobowych i kapitałowych. W ich przypadku należy uzyskać wpis w KRS, tj. Krajowym Rejestrze Sądowym. Ponadto możliwe jest prowadzenie działalności nierejestrowanej, o ile osiąga się miesięczne przychody na poziomie niższym niż połowa minimalnego wynagrodzenia.

Wybór konta bankowego firmy

Każda jednoosobowa działalność gospodarcza powinna mieć konto firmowe. To numer tego konta wpisuje się na fakturach sprzedażowych wysłanych do klientów. Rachunek firmowy służy też między innymi do rozliczeń z US oraz ZUS-em. Firma potrzebuje konta bankowego również ze względu na istnienie limitów płatności gotówkowych.

WYBIERZ NAJLEPSZE KONTO FIRMOWE!

Kliknij tutaj!

Co istotne konto firmowe może być nie tylko darmowe, ale nawet generować zyski. Banki zabiegają bowiem o klientów firmowych i proponują im szereg korzyści za założenie rachunku. Wśród tych korzyści pojawiają się premie finansowe za aktywność.

Zgłoszenie się do ZUS-u

Zasadniczo przedsiębiorca ma 7 dni na zgłoszenie się do ZUS-u, licząc od momentu rejestracji działalności w CEIDG. Jednakże zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych można dokonać już podczas uzupełniania formularza CEIDG-1.

By ograniczyć koszty działalności, w zakresie składek ZUS można korzystać z ulg. Te są dostępne zwłaszcza na początku prowadzenia biznesu. Przez pierwsze pół roku można korzystać z ulgi na start. Wtedy to nie będzie trzeba opłacać składek za ubezpieczenia społeczne. Do opłacenia pozostaną tylko składki ZUS na ubezpieczenie zdrowotne. W praktyce oznacza to, że na początku do ZUS-u będzie się płacił tylko kilkaset złotych miesięcznie.

Należy jednak pamiętać, że przy korzystaniu z ulg zabezpieczenie społeczne przedsiębiorcy jest wyjątkowo małe. Przykładowo przy uldze na start nie odprowadza on żadnych składek emerytalnych. Należy też mieć świadomość, że ulgi są dostępne wyłącznie dla samego przedsiębiorcy. Nie może ich zastosować do pracowników zatrudnionych w firmie.

Kontakt z Urzędem Skarbowym

Formę opodatkowania podatkiem dochodowym określa się już we wniosku do CEIDG. W ramach zgłoszenia do US należy też określić podejście przedsiębiorstwa do podatku VAT i wypełnić  formularz VAT-R.

Możliwie są dwa scenariusze. W pierwszym jednoosobowa działalność gospodarcza staje się czynnym płatnikiem podatku VAT. Wtedy to pojawia się więcej comiesięcznych formalności księgowych. Jednakże status czynnego płatnika VAT może okazać się opłacalny, a czasem jest traktowany wręcz jako przewaga konkurencyjna. Uogólniając, czynnikiem płatnikiem VAT warto zostać, gdy większość klientów nowej firmy to również czynni płatnicy tego podatku.

Prostszym rozwiązaniem jest zaś wybranie zwolnienia z podatku VAT. Taka możliwość jest dostępna w dwóch przypadkach. Pierwsza występuje, gdy roczny obrót firmy nie przekracza 200 tys. zł. Druga ma miejsce, jeśli przedsiębiorstwo oferuje towary i usługi zwolnione z podatku VAT.

Spełnienie wymogów prawnych

Chcąc założyć własną firmę, trzeba zwrócić uwagę na wszelkie obowiązki prawne. Te w znacznej mierze zależą od profilu prowadzenia działalności. Przykładowo niektóre firmy są zobligowane do operowania kasami fiskalnymi. Dotyczy to choćby firm świadczących usługi fryzjerskie. Warto zauważyć, że o ile kasy fiskalne mogą być obligatoryjne, o tyle prawo nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku posiadania pieczęci firmowej.

Niektóre rodzaje biznesu można prowadzić wyłącznie po uzyskaniu wpisu do rejestru działalności regulowanej i zdobyciu stosownych koncesji i zezwoleń. Dotyczy to między innymi aptek i punktów sprzedaży alkoholi.

Przedsiębiorca ma prawny obowiązek zadbania o to, by dane podane do urzędów cały czas oddawały stan faktyczny. Jeśli przykładowo firma z czasem zmieni zakres działalności, to ten fakt powinien zostać potwierdzony modyfikacją kodów PKD.

Jakie jeszcze działania podjąć podczas zakładania działalności gospodarczej?

Otwierając działalność gospodarczą, jest się zobligowanym do podjęcia szeregu działań. Zwykle dotyczy to określenia form opodatkowania czy dokonania zgłoszenia w Urzędzie Skarbowym. Prowadzenie własnej firmy wcale nie sprowadza się jednak do prowadzenia schematycznych działań. Jest zupełnie odwrotnie. Już na samym początku warto uwzględnić następujące kwestie:

• Działania marketingowe — pozyskiwanie klientów jest kluczowe, zwłaszcza na początkowych etapach prowadzenia działalności gospodarczej. Określenie strategii marketingowej i pozyskiwania klientów należy traktować jako priorytet.
• Strona internetowa — współcześnie w przypadku niemal każdej firmy, dobrze jest stworzyć stronę internetową i zadbać o rozpoznawalność przedsiębiorstwa w sieci.
• Obsługa prawna — warto określić radcę prawnego, z którym nawiąże się kontakt w razie wszelkich wątpliwości natury prawnej.
• Dofinansowania — brak kapitału to problem napotykany przez wiele młodych firm. Dobrym pomysłem jest zatem sprawdzenie dostępnych opcji pozyskania dofinansowania, np. dotacji z UP na założenie działalności.
• Oferta bankowa — firmowe konto bankowe to nie jedyna usługa dla przedsiębiorców dostępna w sektorze finansowym. Możliwe jest też skorzystanie między innymi z kart kredytowych, pożyczek oraz usług faktoringowych.

Tak naprawdę przynajmniej ogólny zarys koncepcji rozwoju firmy, warto mieć jeszcze przed jej zarejestrowaniem. Niektóre działania można podjąć wyłącznie przed formalnym otworzeniem przedsiębiorstwa. Dotyczy to przykładowo aplikowania o dofinansowanie z Urzędu Pracy na założenie firmy.

O czym pamiętać w pierwszym miesiącu prowadzenia firmy?

Już od pierwszego dnia przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność za przedsiębiorstwo i zobowiązania firmy. Podstawowym wymogiem formalnym jest terminowe rozliczanie się z ZUS i US. Dotyczy to zwłaszcza przesyłania wymaganych deklaracji podatkowych i zaliczek na podatki.

Jeśli nawiąże się współpracę z biurem rachunkowym, to takowe reprezentuje firmę np. w kontakcie z US. Trzeba jednak pamiętać o tym, by terminowo przekazywać informacje księgowemu o aktywności przedsiębiorstwa. Dotyczy to zwłaszcza przesyłania wszystkich faktur do określonego dnia miesiąca. Warto też pamiętać, że z zasady to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za ewnetualne błędy rachunkowe.

Z klientami z zasady należy rozliczać się rachunkami lub fakturami sprzedażowymi. Do pewnego stopnia forma wystawiania faktur jest dowolna. Dokument tego typu można wystawić w papierowej lub elektronicznej wersji. Skorzystać można np. z programów do wystawiania faktur.

Jak z sukcesem prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą?

Sukces biznesowy można osiągnąć na przeróżne sposoby. Równocześnie wszystkie firmy łączy jedno. Ich nadrzędnym celem zawsze jest osiąganie dochodów. Dochód to zaś nic innego jak różnica pomiędzy przychodami i kosztami. Stąd prowadzenie działalności gospodarczej zawsze bazuje na dążeniu do maksymalizacji przychodów i minimalizacji kosztów.

Wraz z nabieraniem doświadczenia przedsiębiorca potrafi też coraz lepiej optymalizować wszelkie procesy operacyjne firmy. Tuż po tym, jak zarejestruje się działalność, należy myśleć długoterminowo. Mało która firma w pierwszych miesiącach generuje ogromne zyski. Z drugiej strony w perspektywie długoterminowej prowadzenie własnego biznesu może przynieść dużo większe dochody i satysfakcję niż praca etatowa.