Kiedy ryczałt się opłaca? Czy warto zmienić zasadę rozliczania się z fiskusem?

Ryczałt – co to jest?

W ryczałcie, jak sama nazwa wskazuje, podatek jest stałą kwotą, ustaloną niezależnie od rzeczywistego dochodu firmy. Jest to procent przychodów firmy, nie uwzględniając kosztów jej działalności.

Forma opodatkowania ryczałtem jest szczególnie atrakcyjna dla małych i średnich przedsiębiorstw, które mają niewielkie koszty operacyjne, a ich przychody są relatywnie wysokie. Ryczałt stosowany jest także przez osoby na tzw. “samozatrudnieniu”. Ze względu na swoją prostotę jest również popularny wśród początkujących przedsiębiorców, którzy chcą skupić się na prowadzeniu swojej działalności, a nie na skomplikowanych rozliczeniach podatkowych.

Jednak zanim zdecydujemy się na skorzystanie z tej formy opodatkowania przychodu, warto dokładnie przeanalizować, czy faktycznie będzie ona najbardziej korzystna dla naszej działalności gospodarczej i świadczenia usług związanych z prowadzonym biznesem.

Czym dokładnie jest ryczałt ewidencjonowany?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma podatku dochodowego, w której podatnik płaci stałą, uproszczoną stawkę podatkową, obliczaną jako procent od przychodów bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu.

Głównym celem tego systemu jest uproszczenie procesu rozliczania podatków, zwłaszcza dla małych firm, które mogą nie mieć środków na prowadzenie pełnej księgowości lub zatrudnienie księgowego. Nie trzeba prowadzić pełnej ewidencji kosztów.

Jest to opłacalne przede wszystkim dla tych podatników, którzy mają niewielkie koszty działalności gospodarczej w stosunku do przychodów. Nie wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność mogą skorzystać z tego sposobu opodatkowania – istnieje wiele wyjątków i ograniczeń, które są precyzyjnie określone w przepisach.

Z dochodów objętych ryczałtem mogą skorzystać:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
• spółki cywilne, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne,
• spółki cywilne składające się z osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku,
• spółki jawne z udziałem jedynie osób fizycznych.

Ważnym warunkiem jest to, że suma przychodów osiąganych rocznie takiej jednostki nie może przekroczyć 2 mln euro, przy czym obliczenie tego limitu opiera się na średnim kursie euro podanym przez Narodowy Bank Polski na początek października poprzedniego roku podatkowego. Należy zauważyć, że kwoty, które zostały doliczone lub odliczone od przychodów i których termin płatności wynosił 90 dni, nie są uwzględniane w obliczeniu tego limitu.

Kolejną kwestią jest fakt, że wybór formy opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest zobowiązujący na cały rok podatkowy. Oznacza to, że jeśli w danym roku podatkowym firma zdecyduje, że chciałaby zmienić formę opodatkowania, nie będzie mogła tego zrobić do końca roku podatkowego.

Warto więc zwrócić uwagę na te aspekty przy wyborze właściwej podstawy opodatkowania. Pamiętajmy, że odpowiedni wybór może przynieść korzyści, ale niewłaściwe decyzje mogą prowadzić do niepotrzebnych trudności finansowych. W efekcie osoby fizyczne osiągające przychody na stosunkowo niewielkim poziomie w danej działalności usługowej czy innego typu zapłacą znacznie wyższe sumy.

Stawki ryczałtu w 2025 roku

Obecnie stawki ryczałtu zależą od rodzaju prowadzonej działalności i wahają się od 2 do 17%.

Pełen zakres usług i działań objętych konkretnymi stawkami ryczałtu znajduje się w art. 12 ust. 1 Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Kiedy ryczałt się opłaca?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych opłaca się przede wszystkim wtedy, gdy koszty prowadzenia działalności gospodarczej są stosunkowo niskie w porównaniu do przychodów. Wybór ryczałtu może być korzystny w przypadkach:

1. Niskie koszty prowadzenia działalności – jeśli Twoje koszty operacyjne są niskie i stanowią niewielki procent twojego przychodu, ryczałt może być bardziej opłacalny niż tradycyjny system podatkowy.
2. Uproszczone rozliczenia – jeśli chcesz uprościć proces rozliczania podatków, ryczałt jest dobrą opcją. Nie musisz prowadzić szczegółowej ewidencji wszystkich kosztów i przychodów, co może zaoszczędzić czas i zasoby.
3. Przewidywalność kosztów – forma opodatkowania działalności gospodarczej na podstawie ryczałtu daje przewidywalność podatków, ponieważ stawka podatkowa jest stała i zależy od przychodów, a nie od zysku. Dzięki temu łatwiej jest planować finanse firmy.
4. Branża o niskich kosztach – w niektórych branżach, takich jak usługi konsultingowe czy twórcze, koszty prowadzenia działalności są zazwyczaj niskie. W takich przypadkach ryczałt może być szczególnie korzystny. To dobre rozwiązanie np. w zakresie wolnych zawodów.

Warto jednak podkreślić, że wybór ryczałtu nie zawsze jest najbardziej korzystną opcją. Jeżeli koszty prowadzenia działalności są wysokie, ryczałt może być mniej opłacalny niż tradycyjny system podatkowy. W takim przypadku lepiej jest prowadzić pełną księgowość i odliczać faktyczne koszty od przychodów.

Kto nie może rozliczać się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych?

Niektóre typy działalności są wyłączone z możliwości opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Przedsiębiorcy, którzy przeprowadzili prawną reorganizację swojej działalności, oraz ci, którzy oferują usługi dla swojego dawnego pracodawcy, nie mogą skorzystać z ryczałtu.

Osoby, które spełniają następujące kryteria, również nie mogą skorzystać z ryczałtu:

• częściowo lub w całości osiągają przychody z prowadzenia apteki,
• częściowo lub w całości osiągają przychody z działalności związanej z zakupem i sprzedażą walut. Przedsiębiorcy prowadzący działalność tego typu rozliczają się z podatku w formie karty podatkowej w tym samym roku,
• są okresowo zwolnione z podatku dochodowego,
• produkują towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem produkcji energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii,
• częściowo lub w całości osiągają przychody z działalności związanej z handlem częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.

Jak już wcześniej powiedzieliśmy, osoby, które w poprzednim roku były opodatkowane w formie karty podatkowej, mogą skorzystać z opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, pod warunkiem, że nie przekroczyły przychodów w wysokości 2 mln euro.

Nie będziesz mógł skorzystać z opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych w roku podatkowym, w którym zmieniasz:

• działalność prowadzoną samodzielnie na działalność prowadzoną w formie spółki z małżonkiem,
• działalność prowadzoną w formie spółki małżonków na działalność prowadzoną przez jednego lub każdego z małżonków,
• działalność prowadzoną samodzielnie przez jednego małżonka na działalność prowadzoną samodzielnie przez drugiego małżonka.

Jeśli przed zmianą którykolwiek z małżonków płacił podatek dochodowy od prowadzenia tej działalności na zasadach ogólnych, możliwość wyboru ryczałtu będzie dostępna dopiero w kolejnym roku podatkowym.

Jeśli zamierzasz rozpocząć działalność gospodarczą samodzielnie lub jako spółka i planujesz oferować towary lub usługi dla swojego obecnego lub dawnego pracodawcy, nie będziesz mógł skorzystać z opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Ryczałt a inne formy opodatkowania – porównanie

Ryczałt pozwala przedsiębiorcom na płacenie podatku w stałej stawce, niezależnie od faktycznych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to prosty i przewidywalny sposób opodatkowania, który nie wymaga szczegółowej ewidencji kosztów, co może przynieść oszczędność czasu i zasobów.

Podatek liniowy

Jest on inną formą opodatkowania, w której płaci się stałą stawkę podatku (w Polsce wynoszącą 19%) od dochodu, niezależnie od jego wielkości. Podobnie jak ryczałt, podatek liniowy jest prosty w obliczeniu i przewidywalny. Jednakże, wymaga on prowadzenia pełnej księgowości i ewidencji kosztów. Może być korzystny dla przedsiębiorców o dużych przychodach i niskich kosztach operacyjnych.

Skala podatkowa

Jest to progresywne opodatkowanie, które stanowi standardową formę opodatkowania dla osób fizycznych w Polsce. W przypadku tej formy, stawka podatku rośnie wraz ze wzrostem dochodu. W 2025 roku stawki te wynoszą 12% dla dochodów do 120 000 zł i 32% dla dochodów powyżej tej kwoty. Kwota wolna od podatku wynosi natomiast 30 000 zł. Ta forma opodatkowania może być korzystna dla przedsiębiorców o niskich dochodach, ale może być mniej korzystna dla tych o wysokich dochodach.

Karta podatkowa

To z kolei specyficzna forma opodatkowania, dostępna dla wybranych rodzajów działalności o małym zakresie. Opłata podatkowa jest ustalana na podstawie konkretnych kryteriów, takich jak liczba pracowników czy powierzchnia lokalu, a nie na podstawie faktycznych przychodów. To sprawia, że jest to forma prostsza od prowadzenia pełnej księgowości, ale może nie być korzystna dla przedsiębiorstw o wysokich przychodach i niskich kosztach. Z karty podatkowej można skorzystać w przypadku prowadzenia:

• działalności wytwórczej,
• działalności handlowej,
• działalności usługowej,
• działalności wytwórczo-usługowej.

Od 2022 roku z karty podatkowej mogą korzystać wyłącznie przedsiębiorcy, którzy prowadzili dotąd tę formę rozliczania.

Zalety i wady ryczałtu

Zalety

1. Prostota i przejrzystość: jednym z największych atutów ryczałtu jest jego prostota. Nie musisz prowadzić pełnej księgowości ani dokonywać złożonych obliczeń związanych z podatkiem dochodowym. Wystarczy, że znasz swoje przychody i odpowiedni procent stawki ryczałtu.
2. Znane z góry opłaty podatkowe: jest ustalany w danym roku podatkowym, zaraz na początku i nie ulega zmianie, co daje przewidywalność finansową i ułatwia planowanie budżetu.
3. Mniejsza ilość formalności: korzystanie z właściwej stawki ryczałtu pozwala uniknąć wielu formalności związanych z prowadzeniem pełnej księgowości. Oznacza to mniej pracy administracyjnej i więcej czasu na prowadzenie biznesu.
4. Oszczędność czasu: przy opodatkowaniu ryczałtowym nie jest wymagane prowadzenie pełnej księgowości, co pozwala zaoszczędzić czas, który można przeznaczyć na rozwój biznesu.

Wady ryczałtu

1. Brak możliwości odliczania kosztów: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie pozwala na odliczanie kosztów uzyskania przychodu, co może być niekorzystne dla przedsiębiorców, którzy ponoszą wysokie koszty związane z prowadzeniem działalności.
2. Ograniczenia w zastosowaniu: nie każdy przedsiębiorca może skorzystać z tej formy opodatkowania. Dotyczy to m.in. niektórych branż, a także firm, które przekroczyły określony próg przychodów.
3. Brak możliwości zmniejszania podatku poprzez straty: w przeciwieństwie do innych form opodatkowania ryczałt nie pozwala na przenoszenie strat na przyszłe lata, co może być niekorzystne dla przedsiębiorców, którzy muszą radzić sobie z nieregularnymi przychodami.
4. Brak możliwości korzystania z ulg podatkowych: nie ma w tym przypadku także  możliwości korzystania z niektórych ulg podatkowych dostępnych w innych formach opodatkowania.

Jak przejść na ryczałt?

Przejście na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wymaga wykonania kilku konkretnych kroków. Poniżej przedstawiam szczegółowy proces.

1. Sprawdź, czy kwalifikujesz się do ryczałtu: najpierw musisz sprawdzić, czy spełniasz warunki. Najlepiej spytać się o to swojej księgowej.
2. Zgłoś wybór formy opodatkowania do odpowiedniego urzędu skarbowego: musisz zgłosić ten wybór do Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania. Zgłoszenie powinno być złożone na specjalnym formularzu przed rozpoczęciem roku podatkowego, w którym ma obowiązywać ryczałt, czyli do 20 stycznia danego roku.
3. Prowadź ewidencję przychodów: po złożeniu zgłoszenia, musisz prowadzić ewidencję przychodów. W przypadku ryczałtu nie trzeba prowadzić pełnej księgowości, jednak musisz rejestrować wszystkie swoje przychody. Na wypadek kontroli urzędu skarbowego dobrze jest przechowywać dowody zakupu towarów i inne dokumenty związane z prowadzeniem działalności.
4. Zapłać podatek: opłata podatku ryczałtowego jest łatwa, ponieważ kwota podatku jest stała i zależy od przychodów. Podatek płacisz miesięcznie lub kwartalnie, w zależności od wybranej opcji.
5. Rozlicz się z urzędem skarbowym: na koniec roku podatkowego musisz rozliczyć się z urzędem skarbowym, przedstawiając informację o przychodach z działalności gospodarczej. W tym celu należy złożyć formularz PIT-28 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Przypadki, w których ryczałt jest bardziej korzystny niż np. na zasadach ogólnych

Może on okazać się korzystnym rozwiązaniem podatkowym dla wielu przedsiębiorców, szczególnie w pewnych specyficznych sytuacjach:

1. Małe koszty działalności: w przypadku, gdy Twoja firma wiąże się z niewielkimi kosztami, ryczałt może być dla Ciebie korzystny. Nawet w przypadku posiadania auta, brak możliwości wliczania kosztów jego eksploatacji w koszty firmy może być korzystny.
2. Brak potrzeby prowadzenia pełnej księgowości: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest również dobrym rozwiązaniem, jeżeli chcesz uniknąć skomplikowanej księgowości. Dzięki niemu prowadzisz jedynie ewidencję przychodów, co znacznie upraszcza Twoje obowiązki.
3. Stabilne przychody: jeżeli Twoje przychody są stabilne i przewidywalne, ryczałt pozwoli na łatwe zarządzanie podatkami, bez konieczności martwienia się o zmieniające się stawki podatkowe.
4. Działalność o niskim stopniu skomplikowania: stawka ryczałtu jest szczególnie korzystna dla firm, które prowadzą prostą działalność gospodarczą, bez dużych inwestycji, czy dużego zaangażowania kapitału.
5. Oferowanie nieskomplikowanych usług: w przypadku świadczenia usług związanych z wykonywaniem wolnych zawodów, takich jak konsultanci, freelancerzy czy rzemieślnicy, często najkorzystniejszą formą opodatkowania jest właśnie ryczałt. 

Przykłady prowadzonej działalności gospodarczej w oparciu o ryczałt

Aby zilustrować, kiedy ryczałt może być opłacalny, rozważmy kilka przykładowych scenariuszy. Zauważ jednak, że te kalkulacje są uproszczone i mają na celu jedynie ukazanie ogólnej idei. W każdym indywidualnym przypadku warto przeprowadzić dokładniejszą analizę finansową, osobną dla sprzedaży napojów, wykonywania robót budowlanych, działania w zakresie handlu.

Scenariusz 1: Małe koszty działalności

Załóżmy, że prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą jako konsultant. Twoje roczne przychody wynoszą 90 000 zł, a koszty – 20 000 zł. Gdybyś rozliczał się na zasadach ogólnych (skala podatkowa 12-32%), Twój dochód netto (po odjęciu kosztów) wynosiłby 70 000 zł. Odejmując kwotę wolną od podatku (30 000 zł), miałbyś 40 000 zł podlegających opodatkowaniu. Płaciłbyś zatem podatek wynoszący od 4 800zł ( pierwszy próg podatkowy).

W przypadku ryczałtu, który wynosi w tym przykładzie 17%, płaciłbyś podatek od całego przychodu, czyli 90 000 zł. Zatem podatek wynosiłby 15 300 zł. Jednak z uwzględnieniem kwoty wolnej od podatku, podatek byłby naliczany od 60 000 zł (90 000 zł – 30 000 zł), co oznaczałoby podatek w wysokości 10 200 zł.

Scenariusz 2: Niska stawka ryczałtu i niewysokie koszty uzyskania przychodów

Wykonujesz roboty budowlane i Twój roczny przychód wynosi 180 000 zł. Koszty to natomiast 10 000 zł. W przypadku rozliczania na zasadach ogólnych podatek wyniesie 44 800 zł. (180 000 zł – koszty uzyskania przychodu i kwota wolna od podatku. W tym przykładzie zastosowanie znajduje drugi próg podatkowy, czyli 32%).

Przy ryczałcie będzie to stawka 5,5 % od kwoty 160 000 zł, na co składa się przychód pomniejszony o kwotę wolną od podatku (30 000 zł) oraz koszty uzyskaniu przychodu. Podatek wynosi 8 800 zł. W tej sytuacji ryczałt jest o wiele korzystniejszą opcją.